Guía para elegir una plataforma colaborativa

Por David Gómez | Editor

La colaboración, entendida como el proceso en el que varias personas trabajan, por la naturaleza de sus tareas, desde su visión y aporte sobre un objetivo común, se posicionó en 2009 como una de las tendencias más importantes y firme candidata a cobrar mayor importancia durante los próximos años en las empresas.

Un dato que pone de manifiesto esto proviene de la consultora Gartner, que señaló en un reciente informe que el 80% de las empresas estará en la web 2.0 hacia 2013. Para ese año, pronostica que se producirá una consolidación importante del uso de este tipo de herramientas, de naturaleza colaborativa, para crear y acceder a la información corporativa.

A su vez, de acuerdo al un estudio Benchmarking Your Collaboration Strategy de Forrester Research, un 37% de las organizaciones consideró durante 2009 implementar una estrategia de crecimiento basada en la Colaboración. De acuerdo a la consultora, esta tendencia porque el contenido producido por las personas en la web está creciendo desmesuradamente; y paralelamente, las empresas, inundadas cada vez más de procesos ineficientes, se ven en la necesidad de crear estrategias de colaboración que proporcionan un enfoque más estructurado de cómo se gestionar la información.

Ante este panorama, es necesario contar con herramientas o plataformas de trabajo que faciliten la colaboración a lo largo y ancho de la empresa. Pero al mismo tiempo surgen dudas sobre que aspectos y características se deben considerar para seleccionar una solución tecnológica que sea la base para desplegar una estrategia colaborativa en la organización.

Para ello, consultamos al equipo de soporte de Feng Office –empresa uruguaya que se dedica al desarrollo de ambientes colaborativos– para elaborar una guía que facilite la elección de una herramienta colaborativa para la empresa. En ese sentido, a la hora de escoger una plataforma colaborativa u oficina online esta debería ser:

Ser flexible y personalizable: Una plataforma colaborativa debe contar con un marco de trabajo que aporte una base estándar, de modo que permita a la empresa comenzar a usar la herramienta de forma inmediata. Pero al mismo tiempo debe contar con la capacidad de ser personalizable y lo suficientemente flexible para permitir organizar la información de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la empresa.

Permitir estandarizar los procesos propios del negocio. Toda plataforma colaborativa debe tener la capacidad de estandarizar los diferentes procesos, tareas y ejecución de servicios, de modo de hacer más eficiente y eficaz el negocio. Pero la estandarización de procesos no debe ser solo una plantilla con los pasos a seguir; debe permitir cerrar el círculo, facilitando formularios y documentos que pueden completarse y enviarse en forma online. Entonces, una plataforma que realmente haga la diferencia, es aquella que ofrece las herramientas necesarias para completar las totalidad de las tareas implicadas en los diferentes procesos.

Alta disponibilidad. La necesidad de consultar y acceder a la información está a la orden del día, sobre todo cuando hay empresas delocalizadas y equipos remotos, así como diferentes vías de comunicación entre los miembros del equipo, clientes y proveedores. En este sentido, una plataforma colaborativa debe permitir tener acceso a la información y tareas las 24 horas del día, sin importar donde se encuentre, e incluso debe contemplar el acceso desde dispositivos móviles.

Integrar las diferentes herramientas que se utilizan en la empresa. Una plataforma colaborativa debe garantizar que toda la información existente a lo largo de la organización se encuentre accesible de forma integrada y a un solo clic. Esto implica, entonces, que la misma integre todas las herramientas que generan la información sensible y propia del negocio. En ese sentido, una plataforma colaborativa debe integrar la agenda, el mail, el calendario, el gestor de proyectos, los documentos y la gestión de tareas.

Permitir vincular la información. Toda la información gestionada mediante una plataforma colaborativa debe poder ser vinculada entre sí, asegurando que ningún elemento quede olvidado o pase desapercibido. De esta forma, un documento puede tener mensajes vinculados a él, o una reunión puede tener documentos vinculados a la misma, y así con cualquier elemento del sistema, creando una infinidad de posibilidades de manejo de información.

Ser una aplicación intuitiva. Comenzar a usar una plataforma colaborativa implica cambiar algunas reglas de juego en el entorno de trabajo. Para algunos usuarios esto puede resultar muy fácil, y para otros todo un reto. Por ello, cuanto más sencilla e intuitiva sea la aplicación, la curva de aprendizaje será menor y se podrán ver todos los beneficios de usar una plataforma colaborativa mucho más rápido. Este punto es fundamental para integrar a los clientes, dado que al principio no son los interesados en usar la plataforma, sino que esta es una “imposición” de la empresa que le brinda servicios. Lo idea es escoger una herramienta que se parezca a Facebook: sería muy sencillo empezar a usarla.

Ser una aplicación híbrida. La capacidad para vincular objetos dentro de la misma plataforma colaborativa, así como el poder editarlos en forma conjunta, son dos grandes atractivos para utilizar estos entornos de trabajo. Pero también resulta muy útil que la aplicación permita que se sigan editando los documentos en forma tradicional, es decir, utilizando –por ejemplo– un procesador de textos en forma individual desde una PC en particular.

Permitir seguimiento de las versiones de documentos. Muchas veces un archivo sufre modificaciones y por tanto se generan diversas versiones del mismo. Una plataforma colaborativa debe mantener para cada documento un historial de las versiones, los comentarios de cada una de ellas y un acceso controlado, de modo de optimizar el trabajo de personas a la hora de buscar, consultar o acceder a dicho documento.

Permitir la comunicación y trabajo en tiempo real. Más allá de que permita integrar el mail o tenga un chat integrado, poder trabajar en la edición de un documento al mismo tiempo puede resultar muy productivo. Y aún mejor si el flujo de trabajo se encuentra reflejado en un único lugar desde el que se comparte, comenta, opina y colabora. Lo ideal sería contar con una especie de Twitter para gestionar proyectos, tareas e intercambio de mensajes.

Permitir independencia tecnológica. Muchos proveedores practican lo que se conoce como vendor-lock-in, que no es otra cosa que poner barreras para que sea difícil salirse de sus servicios. Para evitar esto, lo mejor es optar por una plataforma colaborativa de código abierto, que permita optar entre trabajar en la nube, o instalarla en servidores propios. Aún mejor si soporta estándares y es multiplataforma.

Permitir resolver problemas básicos, para pensar en los nuevos. Una solución tecnológica no debe convertirse en un dolor de cabeza y menos en un mar de nuevas complicaciones. Además de traer ahorro de tiempos y costos a las empresas, de permitir aprovechar mejor el conocimiento de cada miembro del equipo. Debe ayudar librarse de las ineficiencias, para ganar tiempo y enfocarse en pensar en lo que realmente es importante para el negocio.